Контакты
Подписка
МЕНЮ
Контакты
Подписка

Учет рабочего времени для мобильных сотрудников

В рубрику "Системы контроля и управления доступом (СКУД)" | К списку рубрик  |  К списку авторов  |  К списку публикаций

Учет рабочего времени для мобильных сотрудников

Когда речь заходит об эффективности, все больше компаний обращают внимание на системы учета времени как на инструмент, который позволит правильно и без капитальных вложений выстроить рабочий процесс. Программы мониторят, составляют отчеты, выдают графики. А когда происходят ошибки, руководителю остается только понять их природу – виновата система или человеческий фактор
Александр Бочкин
Генеральный директор компании CrocoTime

ИТ-рынок предлагает великое множество программ учета рабочего времени. От компании требуется только понимание, какой функционал необходим, и здесь решающую роль играет сфера деятельности. Если это Call-центр, разумно сделать выбор в пользу пакетов, предусмотренных для стационарных компьютеров. Если же руководство желает быть в курсе того, чем заняты сотрудники, работающие в "полях", стоит подумать о приобретении приложения для мобильных устройств. О них мы и поговорим.

Вопросы этики

Часто руководители компаний, когда задумываются о приобретении программ учета времени, задаются вопросами этики. Для начала хочется отметить, что имеющиеся технические решения не нарушают ни одного закона Российской Федерации и не противоречат Конституции, а потому внедрение ИТ-технологий в рабочий процесс отягощено только одним моментом – правильно объяснить сотрудникам, для чего это необходимо. Имеется в виду не тотальная слежка (хотя некоторые программы позволяют следить за тем, что происходит на рабочем столе подчиненного), а оценка эффективности всей компании. Но объективные данные можно получить только при оценке KPI каждого сотрудника и на основе анализа скомпилировать самый приемлемый вариант дальнейших действий.

"Полевые" сотрудники

Современные экономические и макроэкономические процессы диктуют новые правила игры для больших и маленьких компаний. Клиенты все больше внимания обращают на возможность лично выслушать предложения и оценить уровень компетентности представителя организации. И речь идет не только о менеджерах, которые предлагают, например, банковские услуги, а и об оценке труда специалистов по установке сложного оборудования, мастеров широкого профиля, чья работа происходит в "полях". И если с оценкой эффективности сотрудников, которые привязаны к офисам, все понятно, то как быть с теми, кто появляется на глаза начальству утром, чтобы получить задачи, и вечером, чтобы предоставить отчеты?


Преимущества использования программ учета рабочего времени для сотрудников, которые работают вне офиса, очевидны. Для начала будет понятно, насколько равномерно распределена нагрузка между подчиненными. Такие системы в форме отчетов позволяют оценить, сколько задач у каждого сотрудника и сколько времени уходит на их решение. Это дает возможность начальнику вовремя среагировать на внештатную ситуацию, перенаправить задачи и минимизировать ущерб

Идущие в ногу со временем ИТ-компании готовы предложить решения для учета рабочего времени мобильных сотрудников. К данному сектору можно отнести представителей следующих профессий: курьеры, торговые агенты, экспедиторы, риелторы, менеджеры по продажам, специалисты по установке сложного оборудования. Другими словами, все, чья работа связанна с разъездами и чью работу сложно контролировать, находясь в офисе.

Предложения рынка

Предложения ИТ-рынка программ учета рабочего времени для мобильных устройств не очень обширны. Запросы на подобные продукты от компаний стали поступать не так давно. Большая часть программных решений предоставляет ограниченное количество функций, например указание в программе начала и конца работы над задачей, без возможности наблюдения за перемещениями и редактирования маршрута и списка задач.

Задача

Руководитель банка когда-то начинал свою карьеру с менеджера по продаже финансовых услуг и в то время столкнулся с недобросовестностью своих коллег, которые вместо поездок на презентацию занимались личными делами и в итоге предоставляли отчеты, не соответствующие действительности. Система контроля выездных подчиненных была не продумана – раз в месяц на встречу вместе с менеджером выезжал начальник отдела, наблюдал и оценивал работу. График совместных поездок был известен с утра, ни о какой полноценной оценке качества выполненной работы не шло и речи. Поэтому, возглавив одно из подразделений финансовой структуры, нынешний руководитель поставил целью найти возможность контроля сотрудников, которые работают вне офиса.

Решение

Для подобного случая подойдут продуманные ИТ-решения, которые позволяют выстроить четкую систему взаимодействия между начальниками и выездными сотрудниками. Появились программные комплексы, которые предоставляют большой спектр функций. Поговорим о них предметно:

  1. Постановка задач. Этой функцией может воспользоваться как руководитель, который дистанционно со своего компьютера распишет день подчиненного, так и сам сотрудник, который может утром "накидать" список задач в офисе, получив ценные указания руководства.
  2. Детализация задач. А именно – указание:
    • времени, на которое запланирована встреча/выездная презентация;
    • адреса компании (встроенные карты и GPS-навигатор позволяют заранее посмотреть маршрут до места назначения и наиболее точно рассчитать время);
    • контактного лица, с которым можно связаться для уточнения встречи;
    • деталей встречи (например, взять с собой планшет или флешку с презентацией).
  3. Отсутствие опозданий. В профиле задачи прописано время, оставшееся до начала встречи. Можно также настроить напоминания, и система оповестит сотрудника, что пора собираться.

Ключевые плюсы

Преимущества использования программ учета рабочего времени для сотрудников, которые работают вне офиса, очевидны. Для начала будет понятно, насколько равномерно распределена нагрузка между подчиненными. Такие системы в форме отчетов позволяют оценить, сколько задач у каждого сотрудника и сколько времени уходит на их решение. Кроме того, в списке каждая задача отмечается цветовым маркером (например, красным – пропущенные встречи, на которые сотрудник не явился; серым – встречи, которые отменил клиент; зеленым – состоявшиеся встречи; желтым – встречи, которые уже созданы в системе, но ответственный сотрудник по ним не назначен). Это дает возможность начальнику вовремя среагировать на внештатную ситуацию, перенаправить задачи и минимизировать ущерб. Более того, на картах можно посмотреть трек (траекторию пути), по которому сотрудник добирался до места встречи, скорректировать его и выбрать оптимальный путь.


Некоторые системы продуманы настолько, что могут рассчитать, какое количество топлива потребуется, если сотрудник передвигается на автомобиле, что позволит значительно сэкономить эту часть бюджета и исключить возможность того, что сотрудник будет разъезжать по своим делам.

Есть и бонусные функции, например, в приложении к каждой задаче можно прикрепить фото. Допустим, сотрудник может сфотографировать аудиторию, для которой проводил презентацию, а статистика по прошедшим встречам поможет проанализировать, почему они часто срываются или проходят безрезультатно.

Цель – исключить негативные факторы

Программы учета рабочего времени для мобильных сотрудников созданы для того, чтобы исключить негативные факторы. Сотрудники – люди, поэтому в процессе работы может возникнуть проблема, когда подчиненный не сможет уравновесить личную жизнь и профессиональную деятельность. Находясь вне офиса, он все чаще начнет отвлекаться на решение личных задач. Пресловутую лень тоже никто не отменял – без контроля человек может откладывать выполнение важных задач на потом. Может, и выполнит, но каков процент потерь? Ведь за это время можно было сделать больше. Еще один негативный фактор – недостаточная загруженность мобильного сотрудника. Возможно, его компетенций хватает для выполнения большего объема работы и расширения сферы ответственности, что позволит не нанимать еще одного работника, а дать больше возможностей уже имеющемуся.

Все больше компаний, у которых есть мобильные сотрудники в штате, задумываются о приобретении готовых решений, делая ставку на оптимизацию. Главное – изначально верно оценить потребности организации и выбрать программный продукт, который реально поможет наладить бизнес-процессы.

Опубликовано: Журнал "Системы безопасности" #2, 2017
Посещений: 4451

  Автор

Александр Бочкин

Александр Бочкин

Генеральный директор компании CrocoTime

Всего статей:  1

В рубрику "Системы контроля и управления доступом (СКУД)" | К списку рубрик  |  К списку авторов  |  К списку публикаций